Una vez tengamos claras la Visión y la Misión de la Empresa las cuales trate en la entrada anterior y que deben aparecer en el Plan Estratégico, y antes de meternos de lleno en el, debemos confeccionar el Organigrama Funcional por distintas razones que a continuación explicare, pero también para saber las personas que participaran desde el inicio o se irán incorporando en la elaboración del citado Plan Estratégico.
El organigrama es una representación gráfica de la estructura organizativa de una organización. Es un instrumento de análisis que permite visualizar en forma rápida los órganos que componen la estructura, las relaciones formales que existen entre ellos y los niveles jerárquicos.
Las utilidades del Organigrama Funcional son varias:
· Representan un elemento valioso para el análisis organizacional.
· La división de funciones.
· Los niveles jerárquicos.
· Las líneas de autoridad y responsabilidad.
· Los canales formales de la comunicación.
· El asesoramiento del departamento.
· Los jefes de cada grupo de empleados, trabajadores, etc.
· Las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o sección de la misma.
· Puede apreciarse a simple vista la estructura general y las relaciones de trabajo en la compañía.
· Muestra quién depende de quién.
· Se utiliza como guía para planear una expansión, al estudiar los cambios que se propongan en la reorganización, al hacer planes a corto y largo plazo.
· Sirve como historia de los cambios.
· Para la Comunicación Interna de la Empresa.
Las cuestiones a considerar en un Organigrama Funcional son:
- ¿Podemos darnos el lujo de contratar a todas las personas que necesitaremos?
- ¿Cuándo es momento de añadir un nuevo puesto?
- ¿Cómo debe manejarse las nuevas contrataciones?
- ¿Qué habilidades y preparación deberán tener las personas?
- ¿Qué esperamos de cada nueva contratación?
- ¿Qué oportunidad de progreso podemos prometer?
Deberemos seguir las siguientes frecuencias para desarrollar el Organigrama Funcional:
1.- Dibujar un gráfico de la situación actual
2.- Analizar la misión y visión: Regresar a lo más fundamental (aunque con frecuencia se pasa por alto). ¿Qué tipo de Organigrama se logrará cumplir con el propósito de la Empresa? Puede considerarse cualquier lapso de tiempo en el futuro, pero es aconsejable el del Plan Estratégico que debe ser a 3 años.
3.- Elegir el personal interno y externo: Decidir que personal necesitaremos agregar al organigrama funcional de la empresa, y que puestos podrían ser externos.
4.- Dibujar un gráfico a futuro (3 años): Dibujar un gráfico de como se ve la empresa a 3 años, para controlar el crecimiento y el buen camino en la consecución de la visión. El organigrama funcional de una empresa a 3 años, deberá contener cajas sin nombres, pero con el título.
5.- Segmentar el organigrama a 1 o 2 años: Ahora dibujar lo que se necesitará a 1 o 2 años, para rastrear si lograremos el objetivo a 3 años
6.- Establecer fechas: Estableceremos fechas en las que se deberá cubrir los puestos en los 1o 2 años de proyección, para que alcancemos los objetivos de venta (en el caso del departamento de ventas o marketing) para manejar la carga de trabajo extra.
7.- Realiazar un Borrador: Hacer un borrador muy simple de la descripción para cada puesto que necesitaremos en los próximos 1 o 2 años. Esta descripción, deberá de incluir las responsabilidades básicas: Deberes, preparación, habilidades y compensación. El crecimiento requerirá más del mismo trabajo, pero también requerirá nuevas funciones y estos puntos nos ayudaran a pensar en ellas.
Existen diferentes tipos de Organigramas, por su naturaleza, por su finalidad, por su ámbito, por su contenido y por su presentación o disposición grafica.
Los de por su Naturaleza pueden ser de tres tipos:
Micro-administrativos que son aquellos que corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman.
Macroadministrativos que son los que involucran a más de una organización.
Mesoadministrativos los cuales consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Estos suelen utilizarse normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado.
Los de por su Finalidad pueden ser de cuatro tipos:
Informativos, denominados de este modo a los que se diseñan para poner a disposición de todo público.
Analíticos que tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional.
Formales cuando representan el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuentan con el instrumento escrito de su aprobación.
Informales cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.
Los de por su Ámbito pueden ser de dos tipos:
Generales que son aquellos que contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características.
Específicos cuando muestran en forma particular la estructura de un área de la organización.
Los de por su contenido pueden ser de tres tipos:
Integrales en los que se visualizan todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia.
Funcionales en los que se incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones.
De puestos, plazas y unidades en los que se Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada.
Los de por su Presentación o Disposición Grafica pueden ser de cuatro tipos:
Verticales
Horizontales
Mixtos, que utilizando de manera combinada verticales y horizontales se suelen utilizar cuando existe un gran número de unidades en la base.
De Bloque que son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos.
Circulares, en este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, osea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras.
Algunas representaciones:
Generales
Específicos
Integrales
Verticales
Horizontales
Mixtos
De Bloque
Circulares
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